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Die Not-to-do-Liste: Mit weniger mehr erreichen

Bestimmt haben Sie schon mal eine To-do-Liste geschrieben. Die Liste ist sowohl im Alltag als auch im Job sehr praktisch und leicht umsetzbar. Aber kennen Sie auch die Not-to-do-Liste? Sie kann Ihnen ebenfalls helfen, lästige Zeitfresser auszuschalten und Prioritäten zu setzen. Sie ist für manche Menschen dafür sogar besser geeignet als eine To-do-Liste. Wir von Zauner verraten Ihnen, wie so eine Not-to-do-Liste funktioniert und für welche Szenarien sie sich besonders einsetzen lässt.

Wie funktioniert eine Not-to-do-Liste?

Haben Sie Probleme beim Selbst- und/oder Zeitmanagement? Können Sie schlecht priorisieren oder fällt es Ihnen schwer Aufgaben zu delegieren? Dann könnte eine Not-to-do-Liste genau das Richtige für Sie sein.  

Eine Not-to-do-Liste trennt Wichtiges vom Unwichtigen. Das spart wiederum Zeit und Energie, macht Ressourcen frei und schärft Ihren Fokus auf das Wesentliche. Auf die Liste kommt alles, was Sie nicht erledigen wollen. So schalten Sie Zeitfresser aus und werden produktiver.  

Einsatzbereiche für eine Not-to-do-Liste

Jemand schreibt mit einem orangenen Drehgriffel eine Not-To-Do-Liste in ein Bullet Journal von Leuchtturm1917. Daneben ist ein Glas Wasser und eine Grünpflanze zu sehen. Einige weiße Büroklammern liegen verstreut darum. Der Untergrund ist hellgrau. Foto: Johanna Rundel

Eine Not-to-do-Liste hilft, eigene Bedürfnisse zu erkennen und bekannte Fehler nicht zu wiederholen.

Eine Not-to-do-List eignet sich für eine ganze Reihe beruflicher und privater Szenarien. Auch wenn Sie natürlich nicht einfach alles streichen können, worauf Sie keine Lust haben, kann Ihnen die Liste dabei helfen, eigene Bedürfnisse nicht länger zu ignorieren oder bestimmte Fehler nicht zu wiederholen. Wir haben ein paar typische Einsatzmöglichkeiten für Sie zusammengeschrieben:  

Für grundsätzliche Lebenseinstellungen

Sie wollen sich nicht ständig mit anderen vergleichen, Menschen sofort in eine Schublade stecken oder immer zuerst das Schlimmste befürchten? Überlegen Sie, was Sie nicht mehr tun wollen, weil es nichts bringt, es Sie ausbremst oder Ihnen oder anderen schadet. Ab damit auf die immerwährende Not-to-do-Liste!  

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Bullet Journal, zum Beispiel von Leuchtturm1917, als Werkzeug zur Selbstbeobachtung und Sortierung Ihrer Gedanken. Habit Tracker eignen sich besonders gut, um schlechten Angewohnheiten den Kampf anzusagen. In unserem Bullet Journal Lexikon verraten wir Ihnen alles, was Sie zu dem Thema wissen müssen.  

Auf einem hellgrauen Untergrund liegt ein schwarzer Geburtstagskalender im Taschenformat von Leuchtturm1917. Drumherum sind verschiedenen Gegenstände zum Geschenkeeinpacken verteilt: eine schwarze Metallschere, eine Rolle Packpapier, dunkelgraues Geschenkband und ein orangener Drehgriffel. Foto: Johanna Rundel

Ihnen fallen unterwegs Dinge ein, die Sie gerne ändern wollten? Notieren Sie sie in einem Kalender im Taschenformat.

Auf einem hellgrauen Untergrund liegt ein dunkelblaues Bullet Journal von Leuchtturm1917. Darauf liegt ein orangefarbener Drehgriffel. Einige weiße Büroklammern und Foldback-Klammern liegen verstreut herum. Im Hintergrund steht ein blaues Glas mit Wasser. Foto: Johanna Rundel

Nutzen Sie das Bullet Journal von Leuchtturm1917 als Werkzeug zur Selbstbeobachtung und Sortierung Ihrer Gedanken.

Als tägliche Checkliste

Ablage, Steuererklärung oder Protokoll der Vorstandssitzung: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie heute gerne verschieben, abgeben oder einfach ignorieren würden. Setzen Sie dann Prioritäten und verschieben Sie alles andere auf die "das-mache-ich-heute-nicht-Liste". Diese sollte natürlich nicht Tag für Tag immer länger werden – irgendwann müssen auch die blöden Aufgaben erledigt werden. Wie wäre es, wenn Sie sich selbst belohnen – zum Beispiel mit einem Eis oder eine Leseeinheit auf dem Balkon – wenn Sie etwas besonders Nerviges hinter sich gebracht haben?  

Unser Tipp: Wenn Sie in einem absoluten Motivationsloch stecken und Ihnen gerade sowieso nichts Spaß machen würde: Erledigen Sie die Sachen, auf die Sie am wenigsten Lust haben, zuerst. Danach sind Sie glücklich, dass es geschafft ist und motiviert für nachfolgende To-dos. Alle weiteren Aufgaben gehen Ihnen viel leichter von der Hand.

Gegen schlechte Gewohnheiten

Der ständige Griff zum Smartphone, das schnell heruntergeschlungene Mittagessen oder das abendliche Feierabendbier… Eine Not-to-do-Liste hilft ungesunde und schlechte Verhaltensmuster zu erkennen und abzulegen.

Unser Tipp: Nutzen Sie für mehr Motivation bei der Umsetzung unsere hübschen Mantrakarten.    

Auf einem hellgrauen Untergrund liegt ein Stapel aus Unterlagen. Auf den Unterlagen ist ein dunkelgrauer Klemmbinder von Leuchtturm1917 zu sehen. Vor dem Stapel liegt ein türkisfarbener Kugelschreiber und dahinter steht eine Topfpflanze. Foto: Johanna Rundel

Unterlagen sortieren können Sie nicht leiden? Manchmal macht es Sinn, das Schlimmste zuerst hinter sich zu bringen.

Auf einem hellgrauen Untergrund stehen drei Tassen in verschiedenen Blautönen. Im Vordergrund liegt ein orangener Drehgriffel von Leuchtturm1917. Im Hintergrund steht ein Laptop, auf dessen Bildschirm "hello" steht. Links daneben steht eine Zimmerpflanze. Foto: Johanna Rundel

Kaffeejunkie? Die Not-to-do-Liste hilft Ihnen, schlechte Gewohnheiten zu erkennen und zu bekämpfen.

Im Job oder beim Projektmanagement

Bei welchen Aufgaben muss ich mich abgrenzen und klar "nein" sagen? Welche Verpflichtungen oder Abläufe saugen meine Energie ab? Auf Ihrer Not-to-do-Liste könnte zum Beispiel stehen: Ständig zwischen mehreren Projekten hin und her zu springen, viele Überstunden zu machen oder über Kollegen zu lästern.

Unser Tipp: Sie haben im Beruf Führungsverantwortung? Dann notieren Sie die Aufgaben, die Sie selbst erledigen auf eine To-do-Liste. Auf die Not-to-do-Liste kommen alle Aufgaben, die Sie an Ihre Mitarbeitenden delegieren wollen. So wird Ihre Not-to-do-Liste bei jemand anderem automatisch zur To-do-Liste.

Als Leitfaden:

Notieren Sie hier alle Fehler, die Sie nicht mehr machen wollen, beispielsweise beim Vorstellungsgespräch oder bei einer Präsentation. So sind Sie beim nächsten Mal besser vorbereitet.

Auf einem hellgrauen Untergrund liegt ein dunkelblaues Bullet Journal von Leuchtturm1917. Darauf liegt ein orangefarbener Drehgriffel. Ein türkiser Drehgriffel steckt in einer orangenen Stiftschlaufe, die am Journal befestigt ist. Foto: Johanna Rundel

Mit dem Drehgriffel von Leuchtturm1917 macht das Erstellen einer Not-to-do-Liste noch mehr Spaß.

Auf einem hellgrauen Untergrund liegt eine salbeifarbenes Visitenkartenetui von Leuchtturm1917, das mit Visitenkarten gefüllt ist. Darauf und daneben liegen ein orangefarbener und ein türkiser Drehgriffel. Einige weiße Büroklammern liegen verstreut darum. Foto: Johanna Rundel

Mit einem Visitenkartenetui haben Sie alle Kontakte stets beisammen.

In drei Schritten zur Not-to-do-Liste

Eine Not-to-do-Liste zu erstellen ist gar nicht so schwer. Wir zeigen Ihnen in drei Schritten, wie es geht:

1. Verpflichtungen erkennen: Notieren Sie sich alles, was Sie zu tun haben, und zwar in allen von Ihnen übernommenen Rollen (zum Beispiel: Elternteil, Coach oder Vorgesetze/r). Denken Sie dabei auch an die sogenannten Selbstverpflichtungen, wie Sport, soziale Kontakte und so weiter.

Tipp: Häufig fällt uns nur nach und nach ein, was wir wirklich jeden Tag leisten. Nehmen Sie sich Zeit und legen Sie diese Notizseiten großzügig an – so kann der Überblick über Ihre Verpflichtungen langsam wachsen.

2. Prioritäten setzen: Worin bestehen die Aufgaben wirklich? Und was ist nur Begleitarbeit, die sich mit der Zeit angesammelt hat? Sortieren Sie die einzelnen Bestandteile der unterschiedlichen Aufgaben nach Wichtigkeit.

3. Aufgaben streichen: Welche Verpflichtungen und Dinge können und wollen Sie loswerden? Ab damit auf die Not-to-do-Liste.

Es ist nicht immer leicht, Aufgaben zu delegieren und sich abzugrenzen. Es kann Mitmenschen schon mal vor den Kopf stoßen, ganz klar "Nein" zu sagen. Aber es lohnt sich!  

Video: Das Pareto-Prinzip

Weniger tun und dabei mehr erreichen? Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein! Wie Sie mit besserem Zeitmanagement Ihren Arbeitsalltag erleichtern, stellen wir Ihnen in unseren "6 Tipps für mehr Effektivität" vor. Eine weitere, hilfreiche Methode, ist das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt). Dieses Video erklärt Ihnen, wie diese Technik funktioniert.  

Kommen Sie uns besuchen!

Kommen Sie doch gerne in unserem Geschäft in Bad Tölz vorbei und besorgen Sie sich alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Not-to-do-Liste benötigen. Neben hübschen Bullet Journals, beispielsweise von Leuchtturm1917, haben wir auch Klemmbinder, Geburtstagskalender, Visitenkartenetuis und vieles mehr im Angebot, was Ihnen beim Persönlichkeits- und Zeitmanagement helfen kann. Wir von Zauner beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!